Как настроить IP-телефонию в офисе своими руками — грамотный выбор провайдера и подробная инструкция

Благодаря IP-телефонии абоненты могут значительно сэкономить на услугах связи. Перед тем, как начать использовать представленный вид связи, потребуется выбрать наиболее подходящего провайдера.

Выбор провайдера IP-телефонии

Все провайдеры, предлагающие услуги совершения звонков через сеть интернет, отличаются качеством, тарифами и доступными возможностями. Ниже представлен рейтинг наиболее известных компаний, предлагающих услуги IP-телефонии.

В последнее время все большее количество компаний переходит на использование IP-телефонии. Это совсем не удивительно, ведь подобная услуга заметно выгоднее обычной телефонии, а также предоставляет абонентам огромное количество возможностей и способов ведения телефонных переговоров.

По ссылке, прикрепленной ниже, можно посмотреть видеоролик, в котором рассказывается о том, что такое IP-телефония для бизнеса:

Подключаемся к провайдеру

Для перехода на IP-телефонию необходимо подключиться к выбранному провайдеру связи. После того, как абонент подобрал наиболее подходящий для него вариант, нужно сделать следующие шаги:

1. Перейти на официальный сайт провайдера интернет-телефонии;
2. Открыть страницу для регистрации. Стоит отметить, что эта ссылка может перенаправлять на оформление покупки, а регистрация в данном случае становится частью процесса оформления абонента;
3. Далее потребуется ввести личную информацию, которая требуется для регистрации;
4. В конце абонент должен пополнить личный счет.

Манго-Офис

Манго-офис – это один из самых популярных провайдеров услуг IP-телефонии. Обращаясь в представленную компанию, пользователь может получить следующие преимущества:

• Клиентам могут предоставляться многоканальные виртуальные номера из более чем 50 крупнейших городов страны. Кроме того, каждый из этих номеров может обеспечить проведение нескольких одновременных звонков;
• Провайдер включает в работу с различными компаниями дополнительные CRM-компоненты, что дает возможность получать всевозможные данные о статистике покупательской активности;
• К виртуальной телефонии можно подключать личные номера мобильных телефонов сотрудников, используя их СИМ-карты. Благодаря этому можно удобно создавать внутрифирменное общение работников;
• Появляется возможность установки виртуальных факсов;
• Можно записывать телефонные разговоры. Кроме того, пользователю доступны все те возможности, которые по умолчанию предоставляются виртуальной АТС.

Для подключения к описанному оператору потребуется открыть официальный сайт и ознакомиться с предоставляемыми тарифными планами. Затем потребуется перейти в главное меню, где необходимо открыть раздел под названием «Продукты» и выбрать строку «Виртуальная АТС». Откроется новая страница, на которой будет представлена подробная информация о доступных продуктах провайдера Манго-Офис, а также представлены инструкции по дальнейшим действиям пользователя.

Для получения доступа к услугам провайдера юридическое лицо должно заключить договор с компанией. Лишь после этого абонент сможет воспользоваться теми данными, которые содержатся в предоставляемом на сайте документе, для подключения и входа в личный кабинет.

Приобрести услугу можно нажав на кнопку «Купить», которая располагается в правом верхнем углу экрана. Откроется новое окно, в котором будут отображаться все доступные услуги провайдера Манго-Офис. Абонент должен выбрать строку «Виртуальная АТС» и нажать на кнопку «Купить», после чего откроются страницы, на которых будет представлено описание доступных тарифных планов.

Доступен выбор из трех тарифов: базовый, стандартный и расширенный. В случае, если абонент затрудняется с выбором наиболее подходящего тарифного плана, он может получить необходимую консультацию по телефону. После клика по выбранному тарифному плану откроется форму, которую абонент должен заполнить. Кроме того, будет предоставлена возможность выбора виртуального номера – можно выбрать как городские, так и домашние.

Как только абонент определится с выбором виртуальных номеров, нужно нажать на кнопку «Далее». Затем откроется новая форму, которую также необходимо заполнить. В нее нужно вписать имя, фамилию и отчество абонента, номер мобильного телефона и адрес электронной почты. В конце потребуется ввести капчу и сохранить введенную информацию.

Далее откроется более подробная форма для заполнения. По завершению процесса регистрации пользователь должен пополнить счет, а затем настроить виртуальную АТС.

После того, как аккаунт будет активирован необходимо добавить сотрудников, которые будут использовать IP-телефонию, а также настроить схему переадресации звонков. На следующем этапе потребуется подключить определённый API. Это делается для того, чтобы провести интеграцию с уже существующим программным обеспечением.

Для этого необходимо перейти в личный кабинет, открыть главное меню и перейти в раздел «Настройка АТС». Далее потребуется перейти во вкладку «Интеграции», откуда пользователь может самостоятельно осуществить подключение. В случае, если в процессе подключения у пользователя возникли определенные трудности, он может обратиться в службу технической поддержки для консультации. Кроме того, можно оставить заявку на официальном сайте для того, чтобы подключение осуществили специалисты компании.

После этого пользователю откроется Конструктор API, в котором он сможет завершить процесс интеграции виртуальной телефонии.

Zadarma

Для того, чтобы начать пользоваться услугами, предоставляемые провайдером Задарма, потребуется проделать следующие шаги:

1. Для начала необходимо открыть официальный сайт компании;
2. В открывшемся окне нужно нажать на кнопку «Регистрация», которая располагается в правом верхнем углу, после чего откроется новая форма, которую абонент должен заполнить;
3. В эту форму нужно вписать личный адрес электронной почты пользователя, пароль, имя. В нижней части экрана необходимо вписать капчу для того, чтобы подтвердить то, что регистрируется человек, а не робот;
4. Далее потребуется подтвердить согласие в графе «Соглашение пользователя» и дать сервису разрешение на обработку личных данных;
5. Затем нужно нажать на кнопку «Зарегистрироваться», после чего пользователь получит доступ к личному кабинету;
6. После входа в аккаунт потребуется указать номер мобильного телефона, на который придет СМС-сообщение с проверочным кодом. Его необходимо вписать в соответствующее поле;
7. По завершению регистрации абонент получит 30 бесплатных минут на общение (0,5 доллара на личный баланс), которыми можно воспользоваться в любой момент.

Кроме того, в личном кабинете можно подключить виртуальную облачную АТС, за использование которой абонент получает семь бесплатных дней. Стоит отметить также то, что при пополнении баланса в подарок дается 100 бесплатных минут и возможность пользоваться виртуальной АТС целых три месяца.

Нужна ли виртуальная АТС

Если абонент планирует установить IP-телефонию в собственной компании, ему стоит учитывать количество сотрудников и то, какое количество звонков потребуется делать. В небольших фирмах в большинстве случаях можно обойтись без использования виртуальной ТС. В данном случае рекомендуется оформить виртуальные имена на каждого сотрудника.

При этом, важно учитывать также то, что в процессе ведения бизнеса главную роль играет умение эффективно организовать звонки между работниками, общение с клиентами. Благодаря виртуальной АТС можно совершать перенаправление звонков, проверять выполнение плановых показателей при работе с клиентами.

Благодаря статистике звонков абонент сможет проанализировать деятельность работы и обнаружить новые возможности, с помощью которых можно повысить производительность работы и развивать компанию.

Помимо этого, с помощью виртуальной АТС можно осуществлять переадресацию вызова в том случае, если один из сотрудников в данный момент занят, получать и отправлять голосовые сообщения, получать уведомления о пропущенных вызовах.

В виртуальных АТС имеется голосовое меню, с помощью которого абонент может автоматизировать достаточно большую часть различных рабочих дел. К примеру, перед началом разговора можно вставить голосовое сообщение, которое будет прослушиваться клиентом.

Существуют также и технические опции для записи звонков. С помощью этого можно не только контролировать работу сотрудников компании, но и анализировать и улучшать их навыки делового общения.

Важно! Виртуальная АТС – это наилучший способ повышения эффективности работы организации. С ее помощью открывается множество дополнительных возможностей для организации работы.

Выбор оборудования

Для более удобного использования виртуальной телефонии потребуется выбрать оборудование. Существует множество различных вариантов, каждый из которых обладает собственными определенными особенностями.

Для виртуальной связи может использоваться не только телефонный аппарат, но и другие виды дополнительного оборудования. Стоит отметить также то, что зачастую используется видеосвязь, для которой требуется камера. А если в офисе располагается одновременно несколько абонентов, то для доступа в интернет выгоднее использовать роутер.

IP-телефон

В случае, если абонент желает делать вызовы при помощи IP-телефонии, то для выбора ему предоставляется огромное множество моделей, которые можно найти на рынке телефонии. Ниже представлены наиболее популярные телефоны.

Grandstream GXP1620

Представленная модель является одной из простейших. В ее памяти может храниться до 500 номеров, имеется возможность одновременного использования двух виртуальных линий, которые могут подключаться к серверам двух провайдеров.

Avaya 1608

В этом IP-телефоне имеется встроенная индикация, которая определяет занятость линии контакта. Данные отображаются на дисплее. Кроме того, в описанной модели имеется возможность проведения конференцсвязи, два порта, в которые можно подключать сетевые кабели, и встроенная возможность программирования функций кнопок.

Gigaset A540 IP

В данной модели используется беспроводной вид трубки, которая подходит как для виртуальной телефонии, так и для обычных телефонов. Имеется телефонная книга, способная хранить в себе до 150 номеров.

В описанном телефоне также имеется доступ к подключению двух IP-линий. Кроме того, совершать звонки можно даже при помощи гарнитуры.

Обычный телефон + FXS шлюз

FXS шлюз – это особый вид розетки, к которой можно подключить обычный телефон. В данном случае, совершая звонок через этот шлюз, абонент использует виртуальную телефонию. Наиболее популярной моделью, в приемлемом ценовом диапазоне, является прибор Yeaster TA100. Представленная модель шлюза подходит для подключения одного номера.

В офисных условиях абонент может подключить к роутеру более мощный шлюз, который предназначен для единовременного совершения звонков с большим количеством абонентов. Одним из популярных и качественных FXS шлюзов для таких целей является модель под названием Grandstream GXW4216.

В представленной модели имеется 16 разъемов для подключения телефонных приборов. Кроме того, девайс может функционировать не только с телефонными аппаратами, но и офисными аналоговыми АТС. Благодаря этому появляется возможность при помощи подключенных к ним приборов подключаться к абонентам, используя сервисы IP-телефонии.

Компьютер + гарнитура

В случае, если на рабочем месте установлен персональный компьютер, то рекомендуется использовать комбинацию гарнитуры и компьютера. Стоит отметить, что в большинстве случаев представленный способ выступает в качестве универсального варианта.

Для его использования потребуется установить на персональный компьютер программное обеспечение, через которое будут осуществляться разговоры. Для подключения звука и изображения потребуется иметь гарнитуру, микрофон и видеокамеру.

Для соединения отлично подойдет популярное программное обеспечение X-Lite. Оно подходит для работы с совершенно любыми провайдерами виртуальной телефонии. Представленный способ подключения связи обладает следующими преимуществами:

• Можно совершать видео-звонки;
• Абоненты могут обмениваться СМС-сообщениями с другими коллегами;
• Ведется учет информации о совершенных вызовах, как входящих, так и исходящих;
• В программное обеспечение встроена телефонная книга;
• При помощи программы можно осуществлять запуск исходящих и входящих вызовов;
• Имеется поддержка работы с многоканальными телефонными аппаратами.

Перед тем, как начать использовать представленное приложение, абонент должен произвести настройку. Для этого вводится адрес сервера, который предоставляется провайдером виртуальной телефонии, а также пароль и SIP ID.

Софт на мобильный

Наиболее удобным способом использования IP-телефонии для отдельных сотрудников является специальный софт для мобильного устройства. Для использования услуг виртуальной телефонии потребуется установить на гаджет специализированное приложение.

Одним из самых популярных программных обеспечений является утилита ZoiPer. В представленной программе доступны как протоколы SIP, так и AIX. Утилита обеспечивает качественную передачу связи даже в том случае, если связь с сетью интернет недостаточно стабильна. Главной особенностью описанной программы является то, что пользователь может самостоятельно выбрать наиболее подходящее для него цветовое оформление интерфейса.

Кроме того, к каждому виртуальному аккаунту можно установить определенный рингтон. При необходимости абонент может делать удержание вызова, а также использовать режим громкой связи.

Существует еще одно программное обеспечение, которое пользуется популярностью среди абонентов, благодаря ее достоинствам. Название этой утилиты — SipDroid. Стоит отметить, что данная программа может копировать те контакты, которые находятся в системном приложении мобильного устройства. А в настройках абонент может самостоятельно настроить, в каких случаях будет использоваться IP-телефония, и в каких случаях звонки будут совершаться через обычную сеть. Кроме того, имеется возможность использования встроенной в утилиту АТС.

Настройка оборудования своими руками

Настройка IP-телефона

Данный шаг нужно делать сразу по завершению процесса регистрации пользователя и пополнения его личного баланса. Процесс настройки будет описан на примере провайдера Zadarma. Для ввода необходимых параметров потребуется перейти на официальный сайт провайдера и открыть личный кабинет. В личном кабинете пользователь должен перейти во вкладку под названием «Моя АТС» и активировать данную функцию.

Затем необходимо ввести некоторые функции, с помощью которых обеспечиваются следующие возможности:

• Устанавливаются внутренние номера работников;
• Определяется формат используемых номеров;
• Формируются алгоритмы переадресации;
• Обеспечивается прием и передача факсов.

В процессе настройки телефона абонент должен указать следующие параметры:

• Номер провайдера и прокси, который используется для связи. Для Primary SIP Server, Outbound Proxy нужно написать pbx.zadarma.com;
• В строке «Register Expiration» выставляется 5;
• В строке «User ID» выставляется номер определенного сотрудника, который можно посмотреть в настройках виртуальной АТС. Это же значение нужно выставить в строку «Authenticate ID»;
• На панели управления АТС нужно найти значение пароля сотрудника и вписать его в строку «Authenticate Password»;
• В графу «Name» вписывается внутренний номер работника.

Таким образом необходимо зарегистрировать каждого сотрудника.

Настройка FXS шлюза

В случае, если в компании используются FXS-шлюзы, то их потребуется дополнительно настроить. Для этого необходимо указать ниже описанную информацию:

• В графу сервера указывается адрес, предоставляемый провайдером;
• В графу адреса прокси также указывается адрес, предоставляемый провайдером;
• Идентификационный номер сотрудника указывается также, как он указан в панели управления. Этот номер необходимо вписать в строку «Name» и «Authenticate ID;
• Указывается пароль, который используется сотрудником для входа в систему.

Настройка софтфона

При использовании специального приложения указываются все те же параметры для настройки, что и для IP-телефонов и FXS-шлюзов. Для осуществления звонков через софтфонов разработано множество специальных приложений. Кроме того, для любой популярной платформы виртуальной связи пользователь может подобрать приложение, наиболее подходящее ее критериям.

Различается несколько типов подобных программ. К примеру, существуют утилиты, встроенные в операционные системы приборов, программы, предоставляемые провайдерами IP-телефонии.

Проверка IP-телефонии

По завершению настройки виртуальной АТС потребуется убедиться в том, что она функционирует правильно. Для этого нужно просто совершить внутренний вызов любому сотруднику и убедиться в том, что звонок проходит хорошо с высоким качеством связи.

Кроме того, для проверки рекомендуется сделать внешний звонок, посмотреть, как функционирует переоформление, запись звонка и прочие функции.