Конфколл — это аббревиатура, обозначающая групповой телефонный разговор с партнером, коллегой или клиентом для обсуждения деловых вопросов. Термин происходит от английского слова teleconference.
Виды конференц-связи
Известны следующие основные типы видеоконференций:
- закрытые;
- публичные.
Первый вариант подразумевает защищённую конференцию, доступную исключительно для авторизованных пользователей и H.323/SIP/RTSP-устройств. Второй вариант про открытые видеоконференции с возможностью подключения пользователей без регистрации.
Для чего нужна конференц-связь
Конференц-звонок — это телефонная встреча. Участники набирают номер конференц-моста, который соединяет их с общим виртуальным конференц-залом, к которому могут присоединиться люди практически в любой точке мира. Организатор собрания также может позвонить участникам индивидуально, чтобы добавить их на линию конференции.
В дополнение к общему номеру (обычно предоставляемому по электронной почте или приглашению в календарь), организатор конференц-звонка также может предоставить URL-адрес моста. Эта ссылка может подключить абонентов к службам веб-конференций, с помощью которых они могут использовать компьютерное аудио и, возможно, получить доступ к другим типам мультимедиа и инструментов для совместной работы, включая общие ресурсы экрана, видеочаты и платформы обмена мгновенными сообщениями.
Конференц-звонки всегда были важны для связи сотрудников друг с другом и для того, чтобы помочь компании связаться с внешними сторонами, такими как ее клиенты и деловые партнеры. Тем не менее, их значение значительно возросло по мере того, как все больше организаций стали перенаправляться на удаленных и мобильных сотрудников, а также расширять свое географическое присутствие через филиалы. Кроме того, традиционные конференц-звонки развиваются, чтобы охватить более современные функции, такие как видеоконференции, совместное использование экрана и многое другое.
Как создать конференцию на телефоне или ПК
Современные конференц-звонки обычно обрабатываются через VoIP, что обеспечивает большую гибкость и лучшее качество звука, чем традиционные телефонные линии. Универсальность VoIP также означает, что звонящим не обязательно нужен телефон, чтобы присоединиться, если у них есть устройство с подключением к Интернету. Например, если организатор решит провести конференц-звонок с помощью службы веб-конференций, он может следовать этому рабочему процессу:
Шаг 1
Организовать встречу через веб-интерфейс или мобильное приложение. Программное обеспечение для веб-конференций позволяет организатору устанавливать ключевые параметры онлайн-встречи, такие как удаленный доступ, PIN-код и URL-адрес, из веб-интерфейса или выделенного настольного или мобильного приложения. Это обеспечивает немного больше гибкости, чем необходимость обрабатывать все с IP-телефона. Для этих типов конференций мост является веб-сервером, стоящим за службой конференц-связи. Поскольку все проходит через IP-сеть, такую как публичный интернет, расходы на звонки могут быть снижены, например, при совершении международных конференц-звонков между удаленными командами.
Шаг 2
Все детали, составленные организатором, могут быть включены в стандартное приглашение и отправлены до начала встречи. Для приглашенных присоединиться к звонку так же просто, как ввести предоставленный номер телефона или следовать URL-адресу. Другой вариант — использовать мобильное, настольное или веб-приложение для присоединения.
Шаг 3
Когда конференц-связь проводится через службу веб-конференций, как организатору, так и участнику может быть доступно гораздо больше вариантов, чем когда все используют IP-телефон. Это потому, что виртуальный мост, к которому присоединяется все, может включать в себя такие функции, как:
- Высококачественное видео: Современные конференц-звонки делают больше, чем просто присоединяются к аудио участника. Они включают в себя HD-видео. Эта эволюция традиционного конференц-звонка помогла повысить производительность встреч, вовлеченность, а также улучшить межличностные связи.
- Обмен мгновенными сообщениями: чат в режиме реального времени может быть интегрирован в веб-конференцию. Это может быть полезно для обмена ссылками или мыслями во время сеанса.
- Совместное использование экрана: наряду со звуком в конференц-звонке любой участник может легко поделиться тем, что находится на его рабочем столе — например, с целью просмотра документа или демонстрации видео или анимации.
- Расширенные элементы управления звуком и встречами: Свободные от аппаратных ограничений настольного телефона, организаторы и участники веб-конференций могут использовать программные кнопки для отключения звука, записи звонка, просмотра списка участников и многого другого.
- Дополнительные меры безопасности: сквозное шифрование для веб-конференций гарантирует, что весь контент, распространяемый на собрании, защищен от посторонних глаз.
Пока указан URL-адрес моста конференции, приглашенные могут участвовать, используя свои телефоны, ПК, Mac или планшеты, в дополнение к другим опциям, таким как IP-телефоны или стандартные системы видеоконференций.
Как подключиться к конференции
Можно присоединиться к видеоконференции следующими способами:
- Позвонить организатору.
- Использовать идентификатор конференции для звонка.
- Присоединиться к конференции через ее веб-сайт.
- Выбрать конференцию в планировщике и нажать «Присоединиться к конференции».
- Получить доступ к странице конференции с гостевой страницы на сервере с использованием идентификатора конференции.
- Зайти на страницу собрания из своего личного кабинета (только для организатора собрания).
- Ввести адрес веб-сайта собрания в поле поиска.
Обзор популярных программ для видео-конференц-связи
Интерес к программному обеспечению для видеоконференций быстро вырос на фоне этой огромной популярности. Рассмотрев обзор лучших и наиболее популярных программ, получиться узнать об их плюсах и минусах и выбрать ту, которая лучше всего соответствует потребностям.
Skype
Одна из трех самых мощных служб видеоконференций, разработанная компанией Microsoft.
| Оплата | Программа бесплатная |
| Функции | Видеоконференции, чаты |
| Особенности | Демонстрация экрана, приватные чаты, простая интеграция с календарем и электронной почтой, запись встреч. |
Программа подходит для видео, голосовой и текстовой связи.
Яндекс.Телемост
Бесплатная программа для видеоконференций, предоставляемая Яндекс.
| Оплата | Программа бесплатная |
| Функции | Видеоконференции, бизнес-чат и многие другие функции доступны в качестве мгновенного решения. |
| Особенности | Программа входит в удобный пакет Yandex 360 Enterprise. 360 — это альтернатива Google Docs Overseas, пакетам Microsoft и другим программам |
Хотя во многих областях программа еще находится в стадии разработки, вскоре она может стать популярным инструментом для проведения видеоконференций в сочетании с сервисами Яндекс, Яндекс.Диск и Яндекс.Почта.
Zoom
Программа одного из самых популярных сервисов в США. Сервис позволяет пользователям отправлять текстовые сообщения, вложения и эмодзи, а также видео- и голосовую связь.
| Оплата | Приложение имеет бесплатную и платную версию |
| Функции | Видеоконференции, чаты |
| Особенности | Зум позволяет пользователям делать заметки во время встреч. Подключается к облачному хранилищу, такому как Dropbox, и может хранить более 512 Мб файлов |
С точки зрения функциональности Zoom практически не отличается от других продуктов и предлагает стандартные функции.
Google Meeting
Это программа, ранее известная как Google Hangouts, включает приложение для организации групповых встреч (Meet) и групповых чатов (Chat).
| Оплата | Бесплатные звонки ограничены 40 минутами |
| Функции | Видеоконференции, чаты |
| Особенности | Позволяет устроить защищенную конференцию |
Возможность организации видеоконференций корпоративного уровня доступна пользователям, у которых есть Google Meet. Для проведения конференции нужен только аккаунт Google.
What’s App
Популярное бесплатное приложение для обмена видео-, голосовыми и текстовыми сообщениями.
| Оплата | Приложение бесплатное, но оно все равно потребляет трафик, и пользователю придется платить в соответствии с тарифом, поэтому лучше всего использовать сеть Wi-Fi. |
| Функции | Видеозвонки, голосовые звонки, чаты |
| Особенности | Нельзя удалить пользователя из видео- или аудиоконференции. Только сами участники могут покинуть дискуссию. |
В видеоконференции одновременно могут вести разговор 8 человек, с учетом организатора.
| Название | Оплата | Требуется установка отдельного приложения | Совместное использование экрана | Защищенные звонки |
| Skype | — | + | + | + |
| Яндекс.Телеконференции | — | — | + | + |
| Zoom | + | — | + | + |
| Google Meetings | + | — | + | + |
| What’s App | — | + | — | — |
Как выбрать программу для видеоконференцсвязи
Важно знать, на что обратить внимание при поиске программного обеспечения для видеозвонков.
Возможно, самой важной заботой для большинства людей является то, сколько им будут стоить определенные технологии. К счастью, многие инструменты для видеоконференций доступны бесплатно.
Следует также решить, насколько людей должна быть рассчитана видеоконференция. Многие бесплатные программы имеют ограничения.
Некоторые не могут обойтись без возможности общаться в чате, в то время как другие хотят записывать свои сеансы для будущего использования. Важно определить, какие функции нужны и без каких можно обойтись.
Некоторые популярные функции:
- Запись: многие пользователи предпочитают записывать свои встречи, особенно более длинные, чтобы люди могли пересмотреть их и продолжать учиться на них. Это также находчиво для тех, кто не смог присутствовать на определенных встречах, но хочет узнать информацию.
- Фоновые изображения: недавно такие компании, как Zoom, внедрили возможность загружать пользовательские фоновые изображения. Это создает веселую обстановку во время встреч.
- Совместное использование экрана: некоторые конференции требуют, чтобы участники продемонстрировали запись экрана. Это намного проще, чем перемещать пользователей только по словам и инструкциям.
- Смайлики: некоторые программы позволяют участникам использовать эмодзи, чтобы выразить свои чувства и избежать перерывов.
Кроме того, выбранное программное обеспечение должно иметь поддержку клиентов. Рекомендуется изучить рейтинги и обзоры программного обеспечения, чтобы оценить, насколько хорошо оно заботится о своих клиентах.
