При организации малого и среднего бизнеса достаточно много средств тратится на создание каналов связи. Покупка дорогостоящего оборудования, оплата услуг провайдера, оформление номеров – на все это требуются средства и свободное время. Одно из решений заключается в подключении виртуальной АТС. Подобная телефония обходится дешевле и характеризуется более высоким качеством связи.
Что такое виртуальная АТС
Виртуальная АТС или IP-телефония – связь, при подключении которой сигнал передается не по проводам, а через интернет. Для ее создания не требуется дорогостоящая техника и специальное обслуживание. Подключение устройство происходит с помощью шлюзов или роутеров. Требуется специальное программное обеспечение, которое позволяет совершить звонки.
Виртуальная IP-телефония намного лучше аналоговой системы. Это связано с тем, что сигнал преобразуется в цифровой вид. С ним работать намного проще, как и обрабатывать. Есть возможность интеграции в CRM для сбора информации и ее систематизации.
Есть несколько особенностей, которые должны учитываться при выборе виртуальной АТС. Они следующие:
- Есть возможность использования многоканальных номеров для звонков клиентов.
- Приходят сообщения о звонках в нерабочее время.
- Происходит распределение звонков при формировании очереди для отправки свободному менеджеру.
- Запись звонка для анализа данных.
- Создание конференций для одновременного общения сразу нескольких сотрудников компании.
- Интеграция в CRM.
Возможности виртуальной АТС достаточно обширны. Все зависит от особенностей используемого программного обеспечения.
Как работает виртуальная АТС
Суть работы виртуальной АТС заключается в передаче голосовых сообщений по интернету. Сигнал поступает в облако, перенаправляется по заданному сценарию абоненту или сотруднику. Есть функционал, связанный с переадресацией, настройкой рабочего времени. Используется два протокола:
- VoIP – голосовая связь.
- SIP – мультимедиа.
Современные технологии позволяют с легкостью зашифровать все каналы связи. Используемая станция может подключаться к:
- IP-телефону;
- стационарному телефону при наличии IP-шлюза;
- смартфону;
- компьютеру или планшету.
Некоторые провайдеры предлагают подключить подобные номера. Это позволяет существенно снизить стоимость расходов. При этом расходы на обслуживание не затронут бизнес.
Возможности виртуальной АТС для бизнеса
Виртуальную телефонию подключают для создания канала связи при организации малого или среднего бизнеса. Это связано с несколькими ее возможностями:
- Подключение многоканальных номеров. При использовании виртуальной телефонии возможно обрабатывать около 100 обращений одновременно. Если операторы заняты, обращения можно ставить в очередь.
- Создание добавочного кода. Сотрудникам или отдельным подразделениям можно присвоить добавочный код, который обеспечивает внутрикорпоративную связь. При этом на стоимость звонков не влияет даже удаленность отделов. Даже если они будут в разных городах, общение будет бесплатным.
- Добавление голосового меню. IVR – системы предварительно записанных голосовых сообщений для решения наиболее встречающихся вопросов. Они существенно снижают нагрузку на операторов. Схема переадресации создается в зависимости от особенностей работы компании.
- Формирование детального отчета. Система может отслеживать количество принятых и пропущенных звонков в целом или по каждому оператору. Многие операторы на основе поступающей информации визуализируют данные, которые можно использовать как готовый отчет. Это помогает с выводами и принятием решений.
- Запись разговоров. При организации качественной службы поддержки эта функция используется для определения причин отказа или возникновения конфликтов. Эффективность работы менеджеров позволяет оценить результаты службы.
- Интеграция с другим программным обеспечением. На сайте устанавливается скрипт, требуемый для заказа обратного звонка клиенту.
- Голосовая почта. Эта функция позволяет обрабатывать звонки в нерабочее время. Облачная система сохраняет все сообщения клиентов компании.
- SMS-оповещение. С подключенных номеров могут приходить уведомления о статусе заказа, рассылка с новинками или скидками. Стоимость отправки сообщений намного, нежели при использовании стандартных услуг сотового оператора.
- Черный список. Инструмент, который позволяет избавить компанию от спама.
Одна из причин распространения виртуальных АТС заключается в надежном хранении данных клиентов. Используются различные методы шифрования, которые исключают вероятность перехвата потока данных.
Есть и другие функции, которые пользуются популярностью. Они связаны с ограничением прав доступа, шифрования телефонных разговоров, создания личных кабинетов.
Преимущества виртуальной АТС
Что нужно для подключения и настройки виртуальной АТС
Для того чтобы начать использовать услуги виртуальной АТС нужно заказать соответствующие услуги у провайдера. Бесплатные решения не подходят для малого и среднего бизнеса. Настройка выполняется в несколько шагов:
- Выбирается понравившийся провайдер и загружается пробная программа с официального сайта. Многие компании позволяют некоторое время использовать минимальный набор функций бесплатно.
- После установки программы указывается имя, номер, адрес электронной почты. Эти данные требуются для получения логина и пароля, которые придут на электронный адрес.
- Первый подключенный аккаунт имеет права администратора. Они позволяют добавлять сотрудников и проводить другие настройки.
- Создаются функциональные отделы для автоматического распределения входящих звонков. Можно указать время работы, операторов, инструкцию переадресации.
Набор функций во многом зависит от программы, которая предоставляется провайдером. Для подключения устройств достаточно установить нужную программу. Связь с аналоговым телефоном возможно при установке специального маршрутизатора. Как правило, его установкой и настройкой занимается провайдер.
Какую АТС выбрать
При выборе уделяется внимание тому, какие есть функции. При организации бизнеса потребуется:
- Функция обратного звонка. Часто встречается ситуация, когда клиенты оставляют свой номер на сайте для обратного звонка. Это снижает их затраты, увеличивает уровень доверия, а также позволяет разгрузить операторов. Подобная кнопка часто представлена скриптом, который связан с установленным ПО.
- Безлимитное количество линий подключения. Это требуется в случае, когда компания большая. Люди негативно относятся к длительному ожиданию. За счет подключения большого количества линий увеличивается величина абонентской платы.
- FMC. Эта функция позволяет создать короткие номера внутри компании. Это очень удобно, снижает расходы внутрикорпоративной связи.
- Голосовое меню IVR. Современное программное обеспечение позволяет существенно снизить нагрузку операторов. Заранее записанные голосовые сообщения с возможностью выбора нужной функции или отдела.
- Список обзвона. Некоторые компании создаются для продажи товара и услуг. Чтобы получить прибыль создается база возможных или текущих клиентов. Система автоматически отправляет сообщения по подготовленному списку. Спам-рассылка – эффективный способ развития бизнеса.
- Маршрутизатор с учетом локаций. Эта функция используется для повышения лояльности клиента. Если входящий вызов будет с местного номера, потенциальные клиенты будут чувствовать себя комфортнее.
В большинстве случаев важным критерием выбора становится стоимость предлагаемых услуг. Многие провайдеры предоставляют возможность выбрать подходящий тариф в зависимости от потребностей компании.
Некоторые операторы специализируются на предоставлении услуг виртуального АТС. Они формируют подробную статистику, есть много различных тарифных планов и подключаемых блоков. Служба поддержки старается быстро решить возникающие проблемы. Часто при оплате тарифного плата на длительный период назначается собственный менеджер.
В отдельную категорию можно отнести услуги мобильных операторов. Многие подключают услугу в самые короткие сроки. При этом не возникает проблем с установкой на мобильных устройствах. Однако, как показывает практика, функциональность АТС мобильных операторов существенно ниже. Это связано с тем, что они не специализируются на предоставлении подобных услуг.
Провайдеры виртуальных АТС
| Наименование | Описание | Рейтинг |
| Мегафон | Возможно подключение только мобильных номеров Мегафон. Работает на мобильных устройствах без установки дополнительного ПО. Пробный период длится 14 дней. Если нужны городские номера, оформить их сложно, но можно. Многие сервисы подключаются через сторонние программы. | ★★★★★ |
| Билайн | Есть собственная номерная база, пробный период длится 15 дней. Возможно подключение мобильных телефонов к создаваемой сети без установки дополнительных приложений. Можно интегрировать во все популярные системы. Также является бюджетным решением на рынке. К минусам относят возможность подключения только номеров Билайн, бывают проблемы с качеством связи. За все дополнительные популярные функции нужно доплачивать. Поддержка отвечает и решает проблемы долго. | ★★★★★ |
| МангоТелеком | Компания специализируется на предоставлении услуг виртуальной телефонии. Есть услуга колл-трекинга, можно подключить номер любого оператора. Возможная интеграция со всеми популярными CRM. При подключении одного из тарифных планов техническая поддержка представлена личным менеджером, который решает все возникающие проблемы быстро. Есть собственный сервис сквозной аналитики. К недостаткам относят отсутствие пробного периода, высокую стоимость услуг. Номерная база связана только с городских номеров, мобильные – по Москве. | ★★★★★ |
| Яндекс | Бюджетный вариант с собственной номерной базой. Услуги предоставляются первые 15 дней после подключения бесплатно. Отличается высоким качеством связи и доступностью. К недостаткам относится то, что нельзя подключить номера других операторов. На выбор только 19 городов. Поддержка отвечает долго. | ★★★★★ |
| МТС | Один из самых молоды сервисов в списке рассматриваемых. Большой бюджет компании обеспечил возможности разработки качественного ПО. Предоставляется пробный период 15 дней, доступна номерная база и работает на мобильных телефонах без установки дополнительного ПО. Разработчики предусмотрели интеграцию только с Битрикс 24. Записи звонков создаются автоматически, но хранятся только один месяц. Поэтому с их обработкой не следует медлить. | ★★★★★ |
| onlinePBX | Бюджетное предложение, есть интеграция со всеми популярными CRM. Техническая поддержка отвечает за вопросы в течение нескольких минут. При оформлении одного из любых планов подключается сервис бесплатных звонков. Возможна работа на мобильных номерах без установки дополнительных приложений. Возможно только подключение номеров других операторов на юридическое лицо. Нет собственного колл-трекинга. | ★★★★★ |
| Sipuni | Провайдер предоставляет возможность купить номера различных городов. Услуги могут быть подключены бесплатно на 14-дневный пробный период. Есть сервис обратных звонков, который подключается за отдельную плату. Виртуальная телефония работает на мобильных устройствах без установки дополнительных приложений. К минусам относят задержку при ответе со стороны службы поддержки, сложный интерфейс настроек. | ★★★★★ |
| Zadarma | У АТС есть собственная база номеров, возможна интеграция со всеми CRM. Многие услуги предоставляются бесплатно. Бюджетное решение подходит для небольшого бизнеса на стадии развития. Из-за отсутствия абонентской платы компания редко обновляет используемое ПО, доступно подключение только одного номера другого оператора. | ★★★★★ |
| Телфин | Предоставляют услуги с бесплатным периодом, который длится 14 дней. Для подключения услуги есть собственная номерная база 65 городов. Техническая поддержка быстро отвечает на вопросы. Возможная интеграция с популярными CRM системами. Отсутствует функция записи звонков, нет своего колл-трекинга. | ★★★★★ |
Стоимость виртуальной АТС
Пакеты – тарифы на услуги виртуального АТС с определенным набором функций. Не все провайдеры позволяют указать индивидуальный список услуг. Но некоторые имеют модульную систему.
Модули – определенные функции, которые могут быть подключены отдельно. Это позволяет выбрать все нужные функции в зависимости от поставленной задачи и снизить расходы. Некоторые провайдеры позволяют отключать и подключать модули в любое время или сочетать их с пакетами тарифных планов.
Цена услуг зависит от различных факторов. Некоторые провайдеры включают в абонентскую плату все требуемые функции. При рассмотрении стоимости виртуальной АТС нужно учитывать несколько факторов:
- минимальная величина абонентской платы, варьирует в пределе от 400 до 100 рулей в месяц (есть несколько бесплатных приложений);
- стоимость одной минуты мобильных и городских номеров в зависимости от региона;
- количество включенных функций и стоимость дополнительных.
У многих операторов стоимость одной минуты от 1 рубля. Это намного дешевле, если сравнивать с тарифами обычной мобильной связи.
Приведенная выше информация указывает на то, что виртуальная IP-телефония – качественная современная услуга, которая позволит решить большинство проблем бизнеса. Практически все современные службы поддержки подключены к виртуальной АТС. Услуги предоставляют самые различные компании, выбор достаточно велик.
