Как перейти на дистанционную работу в связи с карантином

В связи с угрозой распространения вируса COVID-19 в РФ был Указом Президента введен режим самоизоляции. В этом документе были изложены основные правила, а власти регионов в их рамках принимали документы для реализации мер по санитарно-экономическому благополучию населения.

Условия и сроки введения в России режима самоизоляции

В различных регионах правила для граждан и организаций устанавливались отдельно. Поэтому они могут отличаться друг от друга. На большинстве территорий были введены в действие строгие ограничения. При этом выход из дома может происходить лишь при наличии крайней необходимости. Например, можно изредка выходить в магазин за продуктами, выгуливать домашних любимцев или выносить мусор. Ходить на работу можно при наличии пропуска и лишь на такие предприятия, которым разрешена работа во время пандемии.

В некоторых случаях ограничения применяются только к лицам старшего возраста. Так, например, в Санкт-Петербурге для тех, кто старше 65 лет самоизоляция обязательна, для прочих лиц она рекомендуется.

Нарушителей выявляют не только при помощи полицейских на улицах. О нарушении, например, могут заявить соседи или знакомые. Могут использоваться видеокамеры вместе с программным обеспечением для распознавания лиц. Медицинские работники в некоторых случаях проводят обходы и проверяют, находится ли человек по своему адресу.

В Москве, чтобы мотивировать пожилых людей находиться дома, им выдали 2000 рублей в начале периода самоизоляции и пообещали еще столько же при его окончании. Последняя выплата будет сделана только при условии, что пенсионер не покидал свою квартиру на протяжении всего периода без крайней необходимости. Такие же меры относятся к лицам, страдающим хроническими заболеваниями.

Наиболее строгая самоизоляция предусмотрена в тех случаях, когда человек вернулся из-за границы. В этом случае он обязан заявить о себе и добровольно пробыть на карантине на протяжении 14 суток. В этом случае никаких возможностей выходить на улицу не предусмотрено. Находиться на самоизоляции он может дома или в специальном учреждении. Если он проигнорирует это требование, заразит других людей и кто-либо из них умрет, то в этом случае будет применена уголовная ответственность.

Как перевести сотрудников на удаленку на время карантина

Организация деятельности с использованием удаленной работы сотрудников во время карантина является вынужденной мерой. Таким образом они будут в максимальной степени защищены от риска заболеть коронавирусом. Предприятие в этих сложных условиях сможет продолжать свою деятельность на нужном уровне.

Переход на удаленную занятость предполагает необходимость потратить время и силы. Но это не важно перед лицом того, что такая мера поможет некоторым сотрудникам старше 45 лет сохранить жизнь себе и близким людям.

Для того, чтобы приступить к переводу предприятия на работу в новых условиях, необходимо выбрать способ для этого. Обычно речь идет об одном из трех вариантов:

1. Работники находятся дома и выполняют свои производственные задачи на собственном компьютере. Это удобно в тех случаях, если они владеют нужной техникой и отсутствует необходимость в специфическом программном обеспечении.
2. Если у сотрудника нет такой возможности, можно предоставить ему один из фирменных компьютеров. В том случае. Ели приходится использовать особые приложения, они могут быть установлены здесь.
3. Иногда остается необходимость пользоваться программами или данными, остающимися на работе. Для доступа к ним будет нужно будет использовать мощный компьютер и развернуть на нем все, что необходимо.

При подготовке оборудования и рабочих мест для сотрудников важно помнить о необходимости сохранения конфиденциальности корпоративных данных. Хотя работа происходит в сложных условиях пандемии. Нужно обеспечить выполнение соответствующих правил в обязательном порядке.

Одним из важных условий эффективной трудовой деятельности сотрудников является наличие качественного, широкополосного интернета. В процессе организации работы безотказная связь будет одним из важнейших обстоятельств. Если этого нет, то имеет смысл за счет компании подключить нужного провайдера и оплатить пользование связью.

Находясь дома, можно использовать собственный график работы. Однако, если в документах установлены конкретные требования, их необходимо соблюдать. Люди на удаленке имеют такие же права и обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом, как и другие наемные работники.

Иногда работа работа в домашних условиях более эффективна

Как официально оформить удаленный режим работы

Организация удаленной работы имеет не только техническую, но и организационную сторону. Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Для того, чтобы правильно оформить происходящие изменения, необходимо сделать следующее:

1. Каждый сотрудник должен написать заявление о переходе на удаленную форму работы.
2. Трудовая деятельность должна происходить в рамках положений, зафиксированных в трудовых договорах. Поэтому необходимо заполнить и подписать дополнительные соглашения, в которых указано о применимости такой формы выполнения трудовых обязанностей.
3. На основании заявлений руководитель оформляет приказ о переходе предприятия на дистанционный режим работы.
4. Поскольку для выполнения обязанностей работникам могут быть выданы компьютеры и другие материальные ценности, должны быть предусмотрены меры ответственности за их порчу или пропажу. Обычно с этой целью подписывают договора о материальной ответственности.

Заявления от сотрудников важны потому, что в обычной ситуации директор должен предупредить их за два месяца для перехода. Текст документа не требует наличия специального бланка.  Заявление оформляют на основе обычных правил составления документов. Оно должно содержать следующее:

1. В правой верхней части указывают фамилию, имя, отчество, должность начальника, название организации.
2. Под этими данными пишут, от кого это заявление. При этом указывают фамилию, имя. Отчество и должность.
3. Далее в центре страницы пишут название документа.
4. В основном тексте выражают намерение перейти на дистанционную форму работы.
5. В конце пишут дату, подпись и указывают ее расшифровку.

При получении приказа каждый сотрудник должен расписаться в том, что он был с документом ознакомлен. При оформлении нужно провести инструктаж по технике безопасности в новых условиях.

Какие программы помогут организовать удаленное рабочее место

Используемое программное обеспечение зависит от того, какие задачи сотрудник выполнял на рабочем месте. Например, если он работал в бухгалтерии, то может потребоваться специализированная программа.

Часто может быть достаточно использовать офисную программу. Для этой цели можно взять Microsoft Office или его бесплатные аналоги OpenOffice или LibreOffice.

Если речь идет о программах для дизайна или черчения. Фирма должна обеспечить соответствующие специализированные программы:

• Кроме рабочих и офисных программ, рекомендуется установить приложения для удаленного контроля рабочего времени, видеозвонков, чата. Удобно использовать следующие сервисы. Видеозвонки можно сделать с помощью Skype.
• Для общения можно применять Telegram, Slack или Microsoft Teams. Первый вариант удобен для небольших фирм, остальные подойдут для любых.
• Рекомендуется обеспечить наличие личного календаря. В нем можно отмечать время и даты обязательных онлайн мероприятий. Для этой цели подойдет Google Suite.
• Для работы с данными можно использовать хранение документов в облачном сервисе. Если фирма применяет доступ через VPN для защиты своих данных, соответствующие программы должны быть подготовлены для использования.

Нужно учитывать, что иногда для полноценной работы на удаленке может потребоваться дополнительное обучение сотрудников по использованию необходимых сервисов.

Как работать дома — об этом расскажет видео:

Как контролировать работу сотрудников на удаленке

Важной частью деятельности трудового коллектива является управление и контроль процесса работы. С одной стороны, трудясь в домашних условиях, человек может расслабиться, с другой — он может уделить выполнению заданий больше сил и времени. Практика показывает, что в большинстве случаев эффективность работы при таком переходе увеличивается. Этот вопрос изучали ученые. Они пришли к выводу, что производительность в среднем возрастает на 20% при условии, что удаленка была добровольным выборов сотрудников. В условиях пандемии при переводе на домашнюю работу нагрузка на менеджмент возрастет.

При удаленной работе у сотрудников есть доступ в интернет. Существуют специальные программы, предназначенные для контроля рабочего времени сотрудников. Тут нужно различать две ситуации:

1. Компьютер передан работнику компанией и предназначен для выполнения работы.
2. Он является собственностью сотрудника, но во время пандемии частично используется для выполнения производственных задач. При этом на нем не только ведется трудовая деятельность работником, но и ребенок может играть на нем, жена может общаться в социальных сетях. В этом случае формально разграничить ведение работы и другое использование техники сложно.

В первом случае можно установить соответствующую программу для контроля доступа и по ее данным получать всю необходимую информацию о расходе рабочего времени. Во втором можно контролировать запуск определенных приложений для работы и фиксировать факт проведения работы.

Одним из вариантов решения этой задачи является использование специализированной программы Kickidler. Для ее применения необходимо на компьютере создать новую учетную запись, которая будет использоваться только для работы. Необходимо установить модуль этого приложения, а также нужные для проведения трудовой деятельности программы.

В таком случае работа проводится под этой учетной записью. Другие можно использовать для того, чтобы использовать компьютер для личных целей. Этот способ позволяет легко разграничить работу и частную жизнь.

При удаленной работе важное значение имеет не только формальный контроль за деятельностью, но и создание определенной атмосферы в среди удаленных работников. Для этого рекомендуется обратить внимание на следующее:

1. Приходя на работу, сотрудник понимает, что нужно подстраиваться под действующие правила. Работая дома он этого не ощущает в полной мере. Находясь дома он склонен следовать тем правилам, которые приняты в его семье. Поэтому временной график может существенно отличаться у различных людей. У одних это время с 9 до 17, другие работают по полтора часа с большими перерывами, третьи настраиваются на вечернее время. Имеет смысл не требовать строгого соблюдения рабочего графика в тех профессиях, в которых это не необходимо.
2. Сотрудник дома получает больше свободы. В такой ситуации он склонен более резко отвечать на самодурство или чрезмерную строгость. Завышенные требования, грубость будут снижать мотивацию сотрудников. Важно создавать атмосферу доверия и вовлеченности в общее дело.
3. Несмотря на то, что творческая и доброжелательная атмосфера важна, тем не менее контроль ослаблять не рекомендуется. Получение информации о временных затратах и ходе работ важно для того, чтобы процесс управления был более оптимальным.

Обычно при резком изменении условий проведения работы, несмотря на приложенные усилия, все же возникают проблемы. В рассматриваемой ситуации можно ожидать следующего:

1. Возможность выполнять свои трудовые обязанности в домашних условиях дает немало плюсов сотруднику. Однако он может их использовать при ответственном отношении к работе и самодисциплине. Не все люди хорошо адаптируются к таким изменениям. Чтобы бороться с этим необходим гибкий, но строгий контроль. Его наличие мотивирует сотрудников для достижения поставленных целей.
2. Различные временные графики приводят к тому, что иногда может быть сложно найти время для онлайн совещаний, которое устроит всех участников. Чтобы такого не происходило, будет удобно ввести строгие правила о том, что в определенные периоды времени можно застать через интернет всех необходимых сотрудников. Четко сформулированные временные требования помогут собрать людей вовремя.
3. Работая дома, человек видит не сотрудников, а своих домашних. Постепенно вовлеченность в коллектив слабеет, что приводит к снижению производительности труда. Этого можно избежать при наличии регулярного общения с помощью чатов, видеоконферений или голосовых звонков.

Работая с сотрудниками важно хорошо их знать и применять индивидуальный подход. Правильно организованное общение поможет использовать мотивацию, важную именно для этого сотрудника и обеспечить его плодотворную работу в новых условиях.

Это видео поможет наладить работу удаленно:

Каких сотрудников можно перевести на удаленку

Перевод на удаленную работу в условиях пандемии обязательным не является. В каждом регионе приняты свои правила, которые нужно соблюдать для борьбы с эпидемиями. Некоторым предприятиям разрешено работать обычным образом при условии выполнения соответствующих мер по борьбе с COVID-19.

Если у фирмы такой возможности нет, то удаленная работа представляет собой единственную возможность для продолжения деятельности. Однако применение рассматриваемой формы занятости допустимо не для всех. Важно учитывать, что такое изменение должно быть добровольным.

Нельзя перевести на удаленку тех, чьи производственные обязанности этого не допускают. К таким людям относятся, например, те, кто должен лично встречаться с клиентами. Иногда для работы требуется особая техника, которую невозможно взять домой. Примером такой ситуации может быть работа лаборанта.

В некоторых случаях имеет смысл выполнить переход на удаленку не для всего коллектива, а только для некоторых людей. В этом случае в первую очередь надо обратить внимание на тех, кто более уязвим по отношению к коронавирусу. В число таких людей можно включить пожилых людей или тех, у кого дома есть дети или старые люди.

Переход на удаленную форму работы поможет фирме эффективно работать в условиях пандемии. Это позволит снизить риск заражения для сотрудников и, вероятно, спасти несколько жизней.